Apakah Saya Perlu Mail Client?

Di era yang sudah serba computerized hampir di segala bidang ini,  email atau surel (surat elektronik) telah menjadi sebuah keniscayaan. Hampir setiap orang memiliki akun email/surel, baik itu untuk kepentingan kantor maupun pribadi sehingga email hampir dapat dianalogikan seperti nomor handphone.

Tidak jarang seseorang memiliki lebih dari satu akun email (seperti saya ). Hal ini sah-sah saja, karena memang ada beberapa alasan bagi seseorang untuk memiliki lebih dari satu akun. Saya misalnya, memiliki akun email resmi dari kantor dan ‘beberapa‘ email pribadi. Saya tidak mau mencampur adukkan antara urusan kantor dan urusan pribadi. Masa saya harus menggunakan email kantor untuk urusan jual beli? Tentu tidak etis rasanya. 🙂

Banyak sekali provider / penyedia layanan yang menawarkan jasa email ini, biasanya kita menyebutnya email publik, karena memang terbuka untuk umum. Siapa pun bisa membuat dan mendaftar di sana. Para penyedia layanan tersebut menawarkan kelebihan masing-masing, misalnya media penyimpanan yang besar, integerasi dengan portal berita tertentu sehingga kita bisa mendapatkan update mengenai berita terkini, kemampuan integrasi dengan layanan-layanan komunikasi yang lain, dan masih banyak lagi.

Contoh operator-operator yang menyediakan email publik antara lain: Google, Yahoo, Hotmail, Mail.com dan hampir semua layanan yang ada di internet pasti menyediakan layanan email ini. Pada umumnya, layanan email publik tersebut bersifat web based, yaitu dapat kita akses melalui web browser, seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, dan masih banyak lagi. Dengan mengakses melalui web browser berarti kita mengakses akun kita yang terdapat pada remote server ke dalam sebuah session sedangkan semua data-data kita tersimpan di dalam remote server penyedia layanan. Lalu, apakah itu akan menjadi masalah? Sabar… Nanti juga akan ketemu jawabannya…

Apakah Mail Client itu?

Mail Client adalah sebuah program yang digunakan untuk mengakses dan mengatur email user/pengguna. Jadi dengan kata lain, user/pengguna tidak lagi menggunakan web browser untuk mengakses emailnya melainkan menggunakan aplikasi yang namanya mail client. Mail client akan menjadi interface/perantara kita untuk ngobrol dengan mailbox email kita yang berada di remote server.

Aplikasi mail client yang biasa kita kenal antara lain, Microsoft Outlook, Mozilla’s Thunderbird, Eudora, Windows Live Mail, Pegasus Mail, dan masih banyak lagi. Di lain kesempatan mungkin akan saya sharing mengenai beberapa di antaranya. Kesemua mail client yang saya sebutkan tadi umumnya dapat digunakan untuk mengakses akun email publik anda, seperti Gmail, Yahoo, Hotmail, bahkan email private / organisasi yang menggunakan infrastruktur Microsoft Exchange.

Untuk dapat me-ngobrol dengan mailbox Anda yang berada di remote server, mail client menggunakan protokol / bahasa yang dapat berupa POP (Post Office Protocol), IMAP (Internet Message Access Protocol), dan Microsoft Exchange. Sebuah mail client dapat saja digunakan untuk mengakses lebih dari satu akun email, dengan protokol yang berbeda-beda pula. Biasanya mail client bersifat standalone / berdiri sendiri dan dapat tetap dijalankan meskipun kita tidak sedang terkoneksi ke internet.

Apakah saya memerlukan mail client?

Mengakses akun email kita melalui webmail memang memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

1. kita dapat mengakses email dari komputer manapun selama kita mendapatkan koneksi internet
2. tidak akan mengurangi resource yang kita miliki (dalam hal ini storage/media penyimpanan), kecuali bandwidth
3. tidak perlu melakukan konfigurasi tertentu pada perangkat yang kita miliki, karena kita cukup mengakses alamat mail publik kemudian melakukan login dengan username dan password kita.

Dengan segala keuntungan / kelebihan tersebut di atas, maka apakah kita memerlukan mail client? Bukankah saya boleh memakai webmail saja? Ngapain saya harus ribet-ribet instal mail client segala?

Oke, sekarang pertanyaannya dibalik, seberapa penting akun email itu untuk Anda? Apakah pekerjaan Anda sangat tergantung terhadap akun email Anda? Apakah email merupakan salah satu media komunikasi efektif dengan kolega Anda? Apakah informasi yang terdapat dalam mailbox Anda cukup penting bagi pekerjaan Anda?

Eits, jangan buru-buru menjawab. Saya berikan ilustrasi berdasarkan pengalaman dari salah satu kolega saya. Waktu itu pagi-pagi sekali ketika saya baru datang, bahkan pantat ini pun belum sempat mencium kursi singgasana, tiba-tiba telepon berdering. “Halo, Mas. Bisa minta tolong gak? Ini kenapa ya, kok tiba-tiba semua emailku hilang, baik inbox maupun sent item-nya.” demikian suara dari seberang, terdengar jelas nada kepanikan di sana.

Setelah saya datangi, ternyata memang seperti yang dia utarakan. Semua isi emailnya hilang tidak ada jejak sama sekali. Jujur saja, saya juga bingung dengan apa yang terjadi. Namun menurut analisa otak bebal saya, kejadian ini dapat disebabkan oleh dua kemungkinan, yaitu error pada sisi provider, atau akun email ini sudah terkompromisasi alias sudah di-hack. (atau barangkali Anda punya pendapat yang lain? 😉 ) Meskipun demikian, bukan itu yang hendak saya titik beratkan untuk kali ini.

Sebagai informasi, kolega saya ini adalah seorang sekretaris dan menggunakan salah satu layanan email publik yang cukup terkemuka. Lebih tua dari Gmail, malah… 😳 Akhirnya saya hanya bisa membantu untuk mengirimkan request kepada technical support penyedia layanan tersebut untuk me-retrieve / mengembalikan email yang hilang. Namun demikian (apesnya) ternyata hanya email 7 hari ke belakang saja yang dapat dikembalikan. Sisanya? Ya sudah, harus diikhlaskan. 😥

Nah, hal seperti di atas tentunya tidak akan terjadi jika kita mengakses email kita dengan menggunakan mail client. Mengapa? Karena dengan menggunakan mail client kita dapat melakukan backup secara berkala terhadap email-email yang kita rasa cukup penting ke dalam local storage / hard disk. Backup pada mail client semudah melakukan copy – paste, kok, tidak njlimet dan ribet. Dan ketika kita sudah memiliki backup di dalam local storage, maka ketika terjadi sesuatu terhadap remote server sebagaimana yang dialami kolega saya, kita bisa cukup tenang.  😎

Selain itu, dengan menggunakan mail client kita tidak terlalu tergantung kepada internet. Kita dapat membuat konsep email secara offline telebih dahulu, untuk kemudian dikirim ketika kita sudah bisa mendapatkan koneksi internet. Hal ini cukup efektif ketika kita sedang berada di dalam perjalanan, dan tidak sedang membawa modem.

Memang untuk menginstal dan mengkonfigurasi mail client kita harus mendefinisikan hal-hal yang bersifat teknis, seperti server name, port yang digunakan, menggunakan secure connection atau tidak, dan beberapa hal teknis lainnya. Namun terkadang beberapa mail client memiliki fitur auto detect, yang dapat mempermudah kita dalam konfigurasi awal. Tenang saja, sebenarnya instalasi dan konfigurasi mail client tidak sesulit yang dibayangkan, kok. 😉 Mungkin nanti di artikel yang lain akan coba saya share bagaimana instalasi dan konfigurasi mail client.

Jadi, apakah saya / kita memerlukan Mail Client? Hanya Anda sendirilah yang dapat menjawabnya. 😉

Salam,